أولاً: رسالة الإدارة
تتمثل رسالة إدارة الأزمات والكوارث في بناء وتطوير منظومة متكاملة لإدارة المخاطر (Risk Management). تهدف الإدارة إلى حصر المخاطر المحتملة التي قد تعوق تحقيق أهداف المعهد، وتحديد أولويات التعامل معها، واتخاذ التدابير الاستباقية والخطط العلاجية اللازمة لضمان استمرارية العمل وتحقيق متطلبات الجودة.
ثانياً: أهداف الإدارة
- تعزيز الإيجابيات: دعم وتعزيز التأثيرات المرغوبة التي تخدم استراتيجية المعهد.
- الحد من السلبيات: منع أو تقليل الآثار غير المرغوب فيها (الخسائر المادية أو المعنوية).
- التحسين المستمر: السعي الدائم لتطوير الآليات والإجراءات لتحقيق أفضل معدلات الأداء.
ثالثاً: ملخص الخدمات والإجراءات
تمت إعادة صياغة الإجراءات التشغيلية لتكون في شكل خدمات محددة وخطوات تنفيذية مباشرة:
1. خدمة إدارة وتقييم المخاطر
(Risk Management Cycle)
تعد هذه الخدمة الجوهرية للإدارة، وتتم عبر دورة عمل منهجية:
- تحديد المخاطر: حصر شامل لكافة أنواع المخاطر التي قد تواجه المعهد (سواء أثرت على جودة الخدمة، التكلفة، أو الوقت).
- التقييم والتحليل: استخدام “مصفوفة المخاطر” لتقييم كل خطر بناءً على عاملين: (احتمالية الحدوث × شدة التأثير)، وتصنيفه رقمياً لتحديد مستوى الخطورة.
- الترتيب والأولويات: ترتيب المخاطر تنازلياً، حيث تكون الأولوية القصوى للمخاطر ذات الدرجات الأعلى في المعالجة.
- التخطيط للمعالجة: وضع خطة تنفيذية لكل خطر تتضمن الإجراءات الوقائية، المسؤول عن التنفيذ، والموارد اللازمة.
- قياس الفاعلية: تقييم مدى نجاح الإجراءات المتخذة في تقليل أثر الخطر أو منعه بعد التنفيذ.
2. خدمة التوعية والثقافة المؤسسية
- نشر الوعي: تنفيذ برامج لنشر ثقافة التعامل مع الأزمات، والتعريف بوسائل الإنقاذ، وكيفية التصرف في حالات الطوارئ، وأرقام الاستغاثة وطرق الإبلاغ السليمة داخل المعهد.
3. خدمة المتابعة والتقارير الاستراتيجية
- تحليل البيانات: تجميع البيانات الواردة من كافة أقسام المعهد وتحليلها لمتابعة خطط المواجهة.
- إعداد التقارير: إصدار إحصائيات دورية وتقارير سنوية شاملة عن نشاط المعهد في مجال إدارة الأزمات، لرفعها للإدارة العليا ودعم اتخاذ القرار.